휴진 공지를 올렸어도 온라인 예약 달력에는 그 시간이 열려 있을 수 있습니다. 이용자는 공지를 못 보고 신청할 수 있고, 공지를 읽은 사람은 달력을 보고 휴진이 취소된 것인지 혼란스러워합니다. 공지 게시와 예약 슬롯 차단을 하나의 변경 작업으로 묶어야 합니다.
변경 요청서에는 적용 날짜와 시각, 의료진과 지점, 영향을 받는 예약 항목을 정확히 적습니다. 전체 휴진인지 특정 진료만 중단하는지에 따라 슬롯 차단 범위가 다릅니다. 이미 확정된 예약자에게 연락해야 하는지도 공지 승인 전에 확인합니다.
예약 시스템을 수정한 뒤에는 공개 달력을 비로그인 상태에서 엽니다. 기존 환자에게만 보이는 슬롯이나 모바일 앱의 목록이 따로 있는지 확인합니다. 온라인 신청은 닫혔지만 전화 예약을 여전히 받는 구조라면 접수팀에도 동일한 변경 내용이 전달되어야 합니다.
휴진 기간이 끝나면 슬롯이 자동으로 돌아오는지, 담당자가 다시 열어야 하는지 기록합니다. 임시 차단을 해제하다가 기존의 정기 휴진 시간을 함께 열지 않도록 주의합니다. 여러 지점이나 의료진의 일정이 묶인 항목은 실제 배정 결과까지 시험합니다.
검증 자료에는 공지 화면과 예약 달력, 접수팀의 일정표를 같은 시각에 캡처해 둘 수 있습니다. 세 화면의 날짜가 일치하면 변경 완료로 표시하고, 다른 곳에 과거 일정이 남으면 바로 정정합니다. 공지를 봤다는 사실보다 실제 신청 가능 상태가 일치하는지가 중요합니다.
예약이 이미 잡힌 시간의 차단은 일반적인 빈 시간 차단과 다르게 처리해야 합니다. 예약자에게 변경을 알리고 새 일정을 확정하는 책임자를 지정합니다. 시스템에서 슬롯을 지웠다는 사실만으로 기존 예약이 정리됐다고 간주하면 개인별 연락이 빠질 수 있습니다.
문자 발송만으로 연락 완료라고 처리하지 않고 수신 실패나 연락처 오류가 발생하면 대체 방법을 확인합니다.